El Registro Mercantil

¿QUÉ ES EL REGISTRO MERCANTIL?

El Registro Mercantil es una institución pública que desempeña un papel crucial en el tráfico mercantil. Dependiente de la Dirección General del Registro y del Notariado, y subordinada al Ministerio de Justicia, su principal función es proporcionar una visibilidad transparente a los terceros sobre las actividades de los comerciantes, ya sean personas físicas o jurídicas, que operan en el tráfico jurídico.

El Registro Mercantil registra y publica detalles fundamentales y generales sobre las operaciones empresariales, así como otros asuntos con relevancia jurídica para el tráfico mercantil. Sin embargo, su objetivo va más allá de simplemente documentar estos detalles. El Registro Mercantil tiene como objetivo principal proteger la confianza de los empresarios y otros participantes en el tráfico mercantil, garantizando la precisión de los contenidos inscritos en el registro. Este registro proporciona seguridad jurídica a las acciones llevadas a cabo por las sociedades y empresarios, permitiendo que el contenido de los registros pueda ser presentado a cualquier persona como si realmente tuviera conocimiento de ello, debido a la presunción de exactitud y validez del contenido del registro.

En resumen, el Registro Mercantil cumple tres finalidades esenciales: fortalecer la posición del empresario registrado, proteger a terceros que interactúan con el empresario y otorgar una mayor seguridad a las operaciones mercantiles.

OBJETIVOS Y PROPOSITOS DEL REGISTRO MERCANTIL

El Registro Mercantil tiene como objetivo principal la anotación, protección y disponibilidad pública de todos los actos realizados por las sociedades o personas inscritas. Su papel es centralizar y publicar la información registrada y otros asuntos de relevancia jurídica.

De acuerdo con el artículo 16 del Código de Comercio y el artículo 2 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM), el Registro Mercantil tiene las siguientes responsabilidades:

Inscripciones

Inscripción de Empresarios y Otros Sujetos

La inscripción incluye la constitución de sociedades mercantiles, inscripción de empresarios individuales, entidades de crédito, seguros, instituciones de inversión colectiva, fondos de inversión, agrupaciones de interés económico y otros mencionados en el artículo 16 del Código de Comercio.

Inscripción de Actos y Contratos

Esta categoría incluye cambios de domicilio social, modificaciones de estatutos, nombramientos y ceses de administradores o auditores, ampliaciones y reducciones de capital, transformaciones, fusiones, escisiones o liquidaciones de sociedades, y todas las operaciones de reestructuración empresarial previstas en la Ley 3/2009, de 3 de abril, sobre de Modificaciones Estructurales de las Sociedades Mercantiles.

Información sobre Resoluciones Concursales

El Registro Mercantil también centraliza y publica la información de resoluciones concursales, incluyendo autos y sentencias de declaración y reapertura de concurso voluntario o necesario, apertura de la fase de convenio, aprobación de convenio, apertura de la fase de liquidación, aprobación del plan de liquidación, conclusión del concurso y otras resoluciones relacionadas con la administración y disposición de bienes y derechos en un concurso.

Legalización de Libros Empresariales y Otros Servicios

Mercantil se encarga de la legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas, y el depósito y publicidad de los documentos contables.

Inscripción de la Emisión de Obligaciones

La emisión de obligaciones por parte de las entidades inscritas también es objeto de inscripción.

Anotaciones Preventivas

El Registro Mercantil realiza anotaciones preventivas de demandas de impugnación de acuerdos sociales, cuando así se acuerde.

Actos de Conciliación en Materia Mercantil

El Registro Mercantil se ocupa de los actos de conciliación en materia mercantil, excepto en la materia concursal.

Designación de Mediadores Concursales

El Registro Mercantil designa mediadores concursales para la tramitación de los acuerdos extrajudiciales de pago previstos en el artículo 233 de la Ley Concursal.

Tramitación de Expedientes de Jurisdicción Voluntaria

El Registro Mercantil también se encarga de tramitar los expedientes de jurisdicción voluntaria previstos en la Ley 15/2015 de jurisdicción voluntaria. Esto incluye la reducción del capital social en ciertos casos, la convocatoria de la junta de socios y de la asamblea de obligacionistas, y el nombramiento de liquidadores en caso de falta de ellos, entre otros.

EL PROCESO DE CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL

Los hechos que requieren trascendencia jurídica para su inscripción deben materializarse en un documento público, que finalmente es lo que se inscribe en el Registro Mercantil. Sin embargo, este proceso se aplica solo a aquellos documentos que, según la ley, pueden o deben ser inscritos, tal como establece el artículo 18 del Código de Comercio.

Una vez presentado el documento, el registrador mercantil realiza la calificación del mismo. Este proceso implica analizar la legalidad de la forma del documento, así como la capacidad y legitimación de quienes lo otorgan o lo suscriben. Esto está prescrito por el artículo 6 del Reglamento del Registro Mercantil, que especifica que los registradores deben garantizar la legalidad de las formas de los documentos, así como la capacidad y legitimación de quienes los otorgan o los suscriben y la validez de su contenido.

Además, el registrador puede evaluar si se ha omitido o no se ha aclarado suficientemente alguna de las circunstancias que deben registrarse, según el artículo 58 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM). En tales casos, es posible realizar una inscripción parcial, según el artículo 62.2 del RRM, siempre y cuando los defectos identificados por el registrador solo afecten a una parte del título y no impidan la inscripción del resto.

Es común realizar inscripciones parciales de la escritura de constitución o de modificaciones estatutarias de sociedades, en las que se prescinde de la inscripción de ciertas cláusulas defectuosas. Esta solicitud puede ser realizada por el interesado a través de una solicitud o puede ser prevista en el propio título.

Duración del Proceso de Calificación

Tiempo de Calificación y Inscripción

La calificación e inscripción de los documentos deben realizarse por el Registrador en un plazo de quince días hábiles. Este plazo comienza desde la presentación de los documentos, su devolución al Registro, la emisión de otros documentos previos, o desde la corrección de los defectos identificados en la calificación del Registrador.

Prórroga del Proceso de Calificación

En el caso de que los documentos corregidos se presenten durante los últimos quince días de vigencia del asiento de presentación, este periodo se prorrogará por el mismo tiempo que falte para completar los quince días. Si el plazo se excede, el interesado puede dirigirse al Registrador, quien tendrá que realizar la calificación en los siguientes tres días, o acudir a otro registrador según un cuadro de sustituciones. En este caso, se aplicará una reducción del 30% de los aranceles correspondientes.

Responsabilidad del Registrador y Fecha de Inscripción

La inscripción deberá realizarse dentro del plazo de vigencia del asiento de presentación, que es de dos meses según el artículo 43 del RRM. Sin embargo, es importante mencionar que el Registrador es responsable si no cumple con el plazo anterior.

La fecha de inscripción será la misma que la fecha del asiento de presentación (artículo 55 del RRM), aunque en el asiento y en la nota al pie del título inscrito debe indicarse la fecha de inscripción.

Excepciones en la Fecha de Inscripción

La única excepción a esta regla son las operaciones de fusión reguladas en la Ley 3/2009, de 3 de abril, sobre Modificaciones Estructurales de las Sociedades Mercantiles, en la cual la eficacia se produce con la inscripción de la nueva sociedad o con la inscripción de la absorción en el Registro Mercantil, lo que significa que la fecha no se retrotrae a la fecha del asiento de presentación del documento.

Reducción del Plazo de Inscripción

El plazo de inscripción puede reducirse en ciertos casos. Por ejemplo, la constitución de sociedades limitadas nueva empresa debe inscribirse en 24 horas si se han utilizado los estatutos oficiales. De manera similar, el plazo se reduce en el caso de la inscripción de empresarios de responsabilidad limitada y sociedades de responsabilidad limitada, si la presentación se realiza de forma telemática a través de un Punto de Atención a Emprendedores (PAE) o a través del CIRCE, en cuyo caso el plazo máximo de inscripción es de 6 horas.

Efectos de la Calificación Registral

Legitimación

El primer efecto de la inscripción, según los artículos 7 al 9 del RRM, es la legitimación. El contenido del Registro se presume exacto y válido. Los asientos del registro están protegidos por los tribunales y mantendrán sus efectos hasta que se inscriba una declaración judicial de inexactitud o nulidad.

Oponibilidad

El segundo efecto es la oponibilidad. Los actos que están sujetos a inscripción serán oponibles a terceros de buena fe desde su publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

Fe Pública

El tercer efecto es la fe pública. Si se declara que el contenido del Registro Mercantil no es exacto o es nulo, esto no puede perjudicar los derechos de los sujetos de buena fe que confiaron en el contenido del Registro.

El Funcionamiento del Proceso de Calificación

Principio de Rogación

El principio de rogación, también conocido como principio de instancia o de voluntariedad, establece que la inscripción debe ser solicitada por los interesados o por la autoridad judicial o administrativa. En este sentido, el Registrador Mercantil tiene una posibilidad de actuación de oficio muy limitada.

Principio de Prioridad

El principio de prioridad, que se aplica en todo nuestro derecho hipotecario y se recoge en el artículo 10 del RRM, establece que la prioridad corresponde al primero que accede al registro y no al primero que obtiene el título. En otras palabras, la prioridad corresponde al primero que registró la presentación del título, siempre que el asiento de presentación no caduque sin inscripción.

Principio de Tracto Sucesivo

Conocido también como el principio de continuidad registral, el principio de tracto sucesivo establece que:

1. Para la inscripción de un acto o contrato realizado por un sujeto, este sujeto debe estar inscrito previamente.
2. Para la inscripción de un acto o contrato que modifica otro anterior, este último debe estar inscrito previamente.
3. Para la inscripción de actos o contratos realizados por un administrador o apoderado, el cargo de quien realiza el acto debe estar inscrito previamente.

La DGRN ha confirmado en distintas resoluciones la negativa de inscripciones debido a la ruptura de este principio.

Principio de Publicidad

El principio de publicidad (Artículo 12 del RRM) tiene un doble ámbito:

1. Publicidad formal: el contenido del Registro Mercantil es público y accesible. Debe garantizarse la efectiva publicidad directa y la imposibilidad de manipulación.
2. Publicidad material: se declara la eficacia frente a terceros que conlleva la inscripción y publicación en el BORME –denominada publicidad material positiva-; o bien la imposibilidad de oponer frente a tercero de buena fe el hecho inscribible y no inscrito –denominada publicidad material negativa-.

Recursos Disponibles contra la Calificación

Recursos contra la Calificación Negativa

Contra la calificación negativa del Registrador suspendiendo o denegando una inscripción puede interponerse recurso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado. Este recurso no excluye la posibilidad de interposición de demanda ante el Juzgado correspondiente. Las resoluciones expresas o presuntas de la Dirección General de los Registros y del Notariado son, a su vez, susceptibles de recurso ante los órganos del orden jurisdiccional civil.

Quiénes están legitimados para la interposición de recursos

Están legitimados para la interposición de recursos el interesado a cuyo favor debería practicarse la inscripción, o quien tenga interés conocido para asegurar la inscripción, así como el Ministerio Fiscal cuando se trate de documentos autorizados judicialmente, y el Notario autorizante.

Plazos de interposición de recursos

El plazo de interposición de recursos será de dos meses desde la fecha de la nota de calificación ante el Registrador, solicitándose la reforma de la calificación. El Registrador tendrá un plazo de quince días para rectificar o mantener la calificación. Si mantiene la calificación, el solicitante podrá interponer alzada ante la DGRN en el plazo de un mes. La DGRN debe resolver en el plazo de cuatro meses.

Calificación sustitutoria

En caso de calificación negativa, el interesado puede solicitar que califique el documento otro Registrador de los incluidos en el cuadro de sustituciones aprobado por la Dirección General de los Registros y del Notariado. También resulta posible cuando hubiese transcurrido el plazo máximo para calificar o inscribir y no hubiera tenido lugar la inscripción. La calificación sustitutoria está regulada en el RD 1039/2003 de 1 de Agosto y el cuadro de sustituciones fue aprobado en resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 30 de junio de 2008.

Recurso a efectos doctrinales

En el RRM (artículo 76) se recoge el recurso a efectos doctrinales que en la práctica carece de especialidad propia con respecto al recurso gubernativo.

SUJETOS Y ACTOS INSCRIBIBLES EN EL REGISTRO MERCANTIL

Sujetos de Inscripción Obligatoria

El RRM en su artículo 81 establece la inscripción obligatoria, dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos, de los siguientes sujetos:

1. El naviero empresario individual.
2. Las sociedades mercantiles.
3. Las sociedades de garantía recíproca.
4. Las sociedades civiles profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de sociedades profesionales.
5. Las cooperativas de crédito, las mutuas y las cooperativas de seguros y las entidades de previsión social.
6. Las sociedades de inversión colectiva.
7. Las agrupaciones de interés económico y las agrupaciones europeas de interés económico.
8. Las cajas de ahorro.
9. Los fondos de pensiones.
10. Las sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente mencionados.
11. Las sucursales de sociedades extranjeras, y de otras entidades extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo, ya sean de Derecho civil, mercantil, cooperativas, etc.
12. Las sociedades extranjeras que trasladen su domicilio a territorio español.
13. Las demás personas o entidades que establezcan las leyes, incluyéndose entre ellas, el empresario individual de responsabilidad limitada, que deberá inscribirse para consignar en su hoja la vivienda familiar que pretende exonerar de responsabilidad.

Inscripción potestativa

Los fondos de inversión, pese a que se encuentran incluidos como sujetos de inscripción obligatoria en el artículo 81 del RRM, la Ley 35/2003, de 4 de noviembre sobre Instituciones de Inversión Colectiva, declara la inscripción potestativa de los fondos de inversión, al no exigir formalidad alguna más allá de la documentación del contrato y la preceptiva autorización de la CNMV.

Será igualmente potestativa la inscripción del empresario individual – salvo el naviero y el empresario de responsabilidad limitada-. Aunque, tras la STS de 24 de febrero de 2000 las sociedades civiles no tengan acceso al Registro Mercantil, tras la entrada en vigor de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades (en adelante LIS), comenzarán a tributar en el Impuesto de Sociedades todas las sociedades civiles que realizan una actividad económica, excepto las que realizan actividades agrícolas, ganaderas, forestales, mineras o profesionales, por lo que es previsible que en un plazo breve se haga preceptiva la inscripción de tales entidades al objeto de poder depositar las cuentas anuales.

Inscripción con relación al empresario individual

En la primera inscripción del empresario individual han de constar las siguientes circunstancias:

1. La identificación del empresario, recogiendo el artículo 90 del RRM el contenido de la primera inscripción sobre la identificación del empresario (identidad; nombre comercial y rótulo, en su caso; domicilio del establecimiento principal; objeto y fecha de comienzo de las operaciones)
2. Los poderes generales o especiales, así como su modificación, revocación y sustitución.
3. La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales.
4. Las declaraciones judiciales que modifiquen la capacidad del empresario individual (por ejemplo, si hubiera sido declarado pródigo).
5. El nombramiento para suplir, por causa de incapacidad o incompatibilidad, a quien ostente la guarda o representación legal del empresario individual, si su mención no figurase en la inscripción primera del mismo.
6. Las capitulaciones matrimoniales y las resoluciones judiciales dictadas en causa de divorcio, separación o nulidad matrimonial, o procedimientos de incapacitación del empresario individual.
7. Los concursos de acreedores.
8. La responsabilidad limitada en los términos que les reconoce la ley de emprendedores.

Inscripción de sociedades y entidades mercantiles

En la hoja de cada sociedad deberá inscribirse obligatoriamente:

1. La constitución y cualquier otra modificación estatutaria, así como el aumento y la reducción de capital, y la modificación de la duración societaria.
2. El nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores, y miembros de la comisión ejecutiva o el consejero delegado, incluidos los secretarios de los órganos colegiados aunque no fueran consejeros. También deberán consignarse los miembros designados suplentes de tales órganos.
3. Obligatoriamente los poderes generales -salvo los de pleito- y las delegaciones de facultades -también la sustitución, revocación o modificación-; y los especiales con carácter potestativo.
4. Si la entidad tiene sus valores representados por anotaciones en cuenta deberá constar la entidad encargada de la llevanza del registro contable de los mismos.
5. Cualquier modificación estructural de las reseñadas en la Ley 3/2009 (transformación, escisión, fusión…), así como la disolución y liquidación de la sociedad.
6. la creación, supresión y modificación de sucursales.
7. Los concursos de acreedores.
8. Los actos o contratos que modifiquen los asientos
9. La emisión de obligaciones u otros valores agrupados en emisiones, la ampliación de capital consecuente caso de valores convertibles.

En ningún caso serán inscribibles las transmisiones de participaciones sociales y acciones ni tampoco aquellas operaciones que sean propias del tráfico habitual de la empresa, tales como la suscripción de contratos de suministro, etc.

LOS LIBROS Y ASIENTOS DEL REGISTRO MERCANTIL

Tipos de Asientos y Libros en el Registro Mercantil

La inscripción en el Registro Mercantil se practicará en virtud de documento público (salvo casos expresamente previstos en las leyes y el RRM), que se anotarán mediante asientos registrales en una hoja para cada uno de los sujetos inscritos originariamente. Se define asiento la anotación practicada en el correspondiente libro registral extractando el título presentado a inscripción, anotación que deberá redactarse en lengua castellana y conforme a los modelos oficiales aprobados por la DGRN.

Tipos de Asientos

El Registro Mercantil practicará los siguientes tipos de asientos:

1. Asientos de presentación: al ingresar cualquier documento que pueda provocar alguna operación registral, se extiende el oportuno asiento de presentación. La presentación de documentos en el Registro Mercantil puede hacerse por vía telemática.
2. Inscripciones, que dejan constancia de los hechos inscribibles antes citados.
3. Anotaciones preventivas, que se usan para proteger un derecho que aún no es firme o determinadas decisiones de origen judicial o administrativo. Por ejemplo, la anotación preventiva de la demanda de impugnación de los acuerdos sociales.
4. Notas marginales, que sirven para dar noticia de algún hecho secundario y que se practican al margen de las inscripciones, anotaciones o asientos de presentación.
5. Cancelaciones de los asientos anteriores, por virtud de las cuales los mismos quedan sin efecto.

Contenido de los Asientos

El contenido de los asientos se regula en los artículos 37 y siguientes del RRM, que dispone que todos contendrán preceptivamente los siguientes extremos:

1. Acta de inscripción de declaración formal de quedar practicado el asiento con expresión del acto o contrato inscrito.
2. Clase, lugar y fecha del documento, con especial indicación de la autoridad que lo realiza.
3. Día y hora de presentación y número del asiento, folio y tomo del libro Diario.
4. Fecha del asiento y firma del Registrador.
5. Al margen deberá hacerse constar los derechos devengados, la base para el cálculo y los números del arancel aplicado.

Libros del Registro Mercantil

Para realizar los anteriores tipos de asientos el Registro Mercantil llevará los siguientes libros:

1. Libro de inscripciones y Diario de Presentación –estarán compuestos de hojas móviles, numeradas correlativamente.
2. Libro de legalizaciones y su Diario de presentación –se hará constar en una hoja para cada empresario la clase de libros legalizados y la fecha-.
3. Libro de Depósito de cuentas y Diario de presentación.
4. Libro de nombramiento de expertos independientes y de auditores y su Diario de presentación.
5. Índices.
6. Inventario
7. Libros auxiliares.

FUNCIONES ADICIONALES DEL REGISTRO MERCANTIL

Legalización de Libros Sociales

Deberán legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio del empresario. Serán objeto de legalización obligatoria los libros previstos en el artículo 25 del Código de Comercio, esto es, un libro de Inventarios y cuentas anuales y otro Diario. También serán preceptivos, cuando se trate de sociedades, un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (artículo 26 Código de Comercio y 106 RRM), y un libro registro de socios o libro registro de acciones nominativas. Los libros se legalizarán de manera telemática en soporte electrónico, antes de transcurrir 4 meses desde el cierre del ejercicio, conforme al artículo 18 de la Ley 14/13, de apoyo a los emprendedores, y la Instrucción DGRN 12-2-15, BOE 16-2-15.

Nombramiento de Expertos Independientes

De acuerdo con el artículo 338 del RRM, el Registrador mercantil designará, previa solicitud por triplicado de alguna de las personas que promuevan la constitución de la sociedad, o por esta misma cuando ya estuviera constituida, a uno o varios expertos independientes para la realización de un informe de valoración de aportaciones no dinerarias a sociedades anónimas o comanditarias por acciones. En caso de fusión y de escisión los legitimados serán individualmente cada una de las sociedades, aunque podrá emitirse un solo informe para ambas en los casos de fusión.

Nombramiento de Auditores de Cuentas

El nombramiento de Auditor en las entidades que están obligadas a verificación de cuentas anuales será realizado por la Junta General, o bien, por el órgano de administración en las entidades que no estén obligadas y se auditen voluntariamente. En los casos de auditoría preceptiva, el Registrador Mercantil podrá designar Auditor, previa solicitud del órgano de administración o de cualquier socio, cuando no hubiera sido designado por la Junta General antes de finalizar el ejercicio a auditar, o cuando no se hubiera aceptado el cargo por el designado. También deberá designar el Registrador Mercantil, previa solicitud de socios que ostenten al menos el 5 % del capital social de entidades no obligadas a verificación, la designación de Auditor de cuentas para la revisión de las cuentas anuales de determinado ejercicio siempre que no hubieran transcurrido más de tres meses desde el cierre de dicho ejercicio. En los casos en los que el Registrador haya designado al auditor, podrá solicitarse la revocación del mismo cuando concurra justa causa, siguiendo un procedimiento similar al del nombramiento.

Nombramiento de mediadores concursales

Si tu empresa está atravesando por dificultades financieras y necesitas un acuerdo extrajudicial de pagos, el Registro Mercantil es el encargado de designar un mediador concursal. Esto viene regulado por la Ley 22/2003, la cual fue actualizada por la Ley 14/13 para apoyar a los emprendedores.

Depósitos de Cuentas

Las empresas están obligadas a presentar sus cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Este depósito proporciona transparencia y permite a cualquier persona obtener información detallada sobre las cuentas de la empresa. Pero ten cuidado, la falta de depósito puede resultar en multas significativas y el cierre temporal del registro.

Para facilitar este proceso, puedes depositar tus cuentas a través de diferentes medios, ya sea en papel, en un CD/DVD, o a través de procedimientos telemáticos en línea.

Actos de jurisdicción voluntaria

El Registro Mercantil también tiene una serie de competencias en actos de jurisdicción voluntaria según la Ley 15/2015. Algunas de estas funciones incluyen la reducción del capital social en ciertos casos, la convocatoria de la junta de socios o la asamblea de obligacionistas, el nombramiento de liquidadores en casos particulares, y la realización de conciliaciones en materia mercantil.